» Informatiser sa bibliothèque

Vous trouverez ci-dessous un dossier d´informatisation vous présentant la démarche pour informatiser votre établissement la première fois.

Pourquoi informatiser sa bibliothèque ?

• automatiser les tâches répétitives (prêt de document, statistiques)
• faciliter et augmenter l´efficacité de la saisie des données
• réaliser plus facilement des statistiques. Celles-ci sont très importantes car elles sont le seul moyen de mesurer notre travail :
  • En repérant les documents peu ou au contraire beaucoup prêtés
  • En comptabilisant les lecteurs actifs ou inactifs
  • En rédigeant un tableau de bord du fonctionnement de votre établissement selon la demande de votre tutelle
• permettre la mise en réseau de votre établissement :
  • avec la Médiathèque départementale pour l´échange de documents semestriel et la fourniture des notices des documents prêtés
  • à l´intérieur de la bibliothèque pour un partage efficace et immédiat de l´information
  • avec d´autres bibliothèques

Comment informatiser une bibliothèque ?

L´Etude préalable

L´étude de faisabilité doit prendre en compte les fonctionnalités suivantes pour les intégrer au logiciel :

• le catalogage (quels types de documents avez-vous : livre, périodique, disque, vidéo, cédérom ?)
• la gestion des inventaires
• le prêt
• les réservations
• la gestion des documents en retard (édition de lettres de rappel)
• les statistiques et éditions

et éventuellement :

• les commandes de documents
• l´interrogation du catalogue par le public (en interne, voire par Internet)
• la gestion des listes d´autorité

Il est préférable de prévoir dès le départ le maximum de fonctionnalités afin d´éviter l´apparition de dysfonctionnements futur.

Le logiciel choisi devra impérativement répondre aux normes internationales (annexe 1 PDF 14ko) afin de s´intégrer facilement au réseau de la Médiathèque Départementale et prétendre aux aides financières.

Ce qu´il faut prévoir :

• Les coûts et le plan de financement : connaître les échéances budgétaires locales (le financement doit être pris en compte dans le budget primitif).
• Le réaménagement éventuel des locaux (meubles spécifiques pour les matériels ; câblage électrique et/ou informatique et/ou téléphonique …)
• La formation et la mise en place : fermeture ou non de l´établissement au public
• La reprise du fonds après désherbage : opération très longue si elle est réalisée à la main. La Médiathèque départementale peut vous aider en fournissant des notices issues de son catalogue : renseignez-vous auprès de M. Bongrand.

Une visite de sites informatisés :

La bibliothèque gagnera à visiter quelques sites informatisés d´importance à peu près équivalente pour voir fonctionner au quotidien un système informatique et pour interroger la bibliothèque visitée sur les avantages et les inconvénients de son système. Il serait bon de s´aider d´une grille d’analyse préalablement définie.

L´analyse des coûts (logiciel + matériel) :

De 5400 euros à 12 200 euros => communes de moins de 3 000 habitants

Configuration de base : un seul poste utilisé pour toutes les fonctionnalités (ce qui demande une organisation du travail rigoureuse), une imprimante, un lecteur de code â barres (ou douchette ou scannette), un modem pour la télémaintenance.

de 12 200 euros à 22 870 euros => communes de 3 000 à 5 000 habitants

Cette configuration comprendra 2 â 3 postes [un pour le catalogage et/ou le prêt et un pour la consultation pour le public (OPAC) ; la recherche documentaire devra être combinatoire ; plus une imprimante, un lecteur de code â barres, un modem pour la télémaintenance.

de 22 870 euros à 38 150 euros => communes de 5 000 à 7 000 habitants

Multipostes avec un nombre plus important que la configuration ci-dessus ; capacité mémoire importante.

de 38 150 euros à 76 230 euros => communes de 7 000 à 10 000 habitants

Système informatique complet (tous les modules) et sophistiqué

Ces coûts sont indicatifs et peuvent varier selon le nombre de périphériques, selon l´importance du nombre de documents que vous avez (ce qui nécessitera une capacité mémoire plus ou moins grande de l´ordinateur) et selon l´abonnement â la télémaintenance. Ils ne concernent que les matériels et logiciels ; à cela peut s´ajouter éventuellement du câblage (électrique, téléphonique et informatique dans le cadre d´un réseau) ou des meubles spécifiques.

En général, 2 postes de dépenses sont concernés : le logiciel (7 modules minimum : prêt, catalogue, inventaire, réservations, statistiques et éditions, administration du système) et le matériel : attention à l´obsolescence rapide des matériels ! (Matériel PC uniquement ; puissance minimum : Pentium III 900 Mhz ; 128 Mo de RAM ; 6 Go de disque dur ; Windows 98 seconde édition ou Recommandé : Pentium IV 2 Ghz ; 256 Mo de RAM et 40 Go de disque dur avec Windows Xp et si possible avoir une suite bureautique : soit le pack office Microsoft -Word, Excel- ou la suite OpenOffice 2.0.2 issue du monde du logiciel libre qui est gratuite, téléchargeable sur Internet)

Mais s´y ajoute d´autres types de dépenses qu´il vaut mieux prendre en compte dès le départ :

• frais de formation au logiciel (prix constaté en général de l´ordre de 686 euros par jour
• frais de maintenance annuels (matériel + logiciel) => environ 20 % du coût d´achat total du système
• petits matériels (codes à barre ; papier et encre pour l´imprimante)

Conseil :

La formation à l´utilisation du logiciel est quasiment obligatoire pour pouvoir en utiliser toutes les ressources (il coûte quand même assez cher ; ne pas savoir l´utiliser serait dommageable). Aujourd´hui tous ces logiciels fonctionnent sous Windows 98 et supérieur, ce qui présuppose que vous savez déjâ vous en servir pour pouvoir atteindre votre logiciel de bibliothèque : cette formation â Windows n´est pas inclus dans la formation â l´utilisation d´un logiciel de bibliothèque. Au mieux, le formateur prendra 1 heure sur le temps formation pour vous présenter le système d´exploitation.

Le cahier des charges

C´est la synthèse de la réflexion menée par la bibliothèque. Il sera envoyé aux différents fournisseurs de logiciels

La forme d´un cahier des charges peut varier mais il est recommandé de le présenter sous forme de questions précises appelant de la part du fournisseur des réponses claires et sans équivoques et facilitant son dépouillement et la comparaison entre les différentes réponses.

Il s'articule en 4 parties :

• une présentation de la bibliothèque.
• la définition des besoins
• une description technique
• les conditions commerciales demandées au fournisseur

Un exemple de cahier des charges se trouve en annexe 2 (pdf 62 ko)

Le choix

Le choix ne nécessitera un appel d´offres que pour les gros systèmes (plus de 45 700 euros). Pour les autres le choix du fournisseur est libre, il suffit d´un bon de commande. Dans tous les cas, une délibération du conseil municipal décidera l´opération.

Un tableau permettant de visualiser les réponses des fournisseurs et en vis-à-vis les demandes de la bibliothèque point par point facilitera le dépouillement de l´appel d´offre.

Une règle à retenir : ne jamais commencer par recevoir des fournisseurs sans avoir réalisé les étapes précédentes.

Les Subventions et aides extérieures :

De manière générale, elles ne sont obtenues qu´en remplissant un certain nombre de conditions.

Les aides de l´état

Il s´agit d´une subvention en capital attribué au titre de la deuxième part du concours particulier de la dotation générale de décentralisation. Elle ne peut être accordée que pour les bibliothèques répondant aux normes définies par l´état et ayant déjà obtenu le concours de la DRAC pour leur construction.

Réception du système et vérification d´aptitude :

Il faut vérifier que l´ensemble du matériel demandé est livré, installé et est opérationnel. De la même manière, il faut vérifier le bon fonctionnement du logiciel et de ses différents modules.

Informatique et temps :

Il est préférable de déterminer un calendrier pour la mise en place effective du travail avec ces nouveaux outils. Le plus long est la saisie du catalogue des documents (la Médiathèque départementale peut vous aider : contacter M. Bongrand.) puis l´inscription des lecteurs.

Avant l´arrivée du formateur il faut réfléchir aux conditions de fonctionnement de votre établissement :

• la durée du prêt des différents supports (livres, disques, vidéo)
• le nombre d'emprûnts possible par documents
• les différentes catégories de lecteurs (enfant, adulte, 3ème âge, classe)
• le texte de la lettre de rappel
• le prix de la cotisation d´abonnement
• les pénalités de retard

Si l´établissement pré-existe à l´informatisation, il faudra déterminer si ces opérations peuvent se dérouler parallèlement à l´ouverture de la bibliothèque ou s´il faut restreindre le service pendant quelques temps voire envisager la fermeture totale (la meilleure solution car la plus courte dans le temps). Dans ces deux derniers cas, il ne faut pas oublier de prévenir suffisamment tôt les lecteurs pour faire rentrer le maximum de documents et prévenir votre autorité de tutelle pour tout changement sur les heures d´ouverture.

La maintenance du logiciel

Une fois en place, il est nécéssaire que le système informatique soit tout le temps opérationnel. Pour cela un système de télé-maintenance est proposé par les fournisseurs pour qu´ils puissent réparer le logiciel en cas de défaillance et vous aider à vous en servir au mieux. Il permet également de bénéficier de mises à jour régulières pour bénéficier des dernières évolutions du progiciel (souvent incluses dans le prix d´achat).

La maintenance est un service payant (20% du coût du logiciel en moyenne), elle nécessite du matériel : un modem et une ligne téléphonique. Bien qu'il s'agisse d'un coût supplémentaire à renouveler chaque année, il est fortemment encouragé de prendre ce service car il est la meilleure garantie de disponibilité de votre équipement informatique.

Durée de vie du matériel et évolutivité des logiciels :

Le matériel a une durée de vie moyenne comprise entre 5 et 8 ans, ce qui nécessitera à terme d´envisager son renouvellement.

Les logiciels sont des programmes évolutifs, souvent le fournisseur améliore ou développe tel ou tel module en s´appuyant sur la demande des utilisateurs. Sa durée de vie moyenne est d´environ 5 ans avant refonte totale qui va supposer de le racheter (parfois â prix préférentiel).

Pour avoir une force de négociation plus grande auprès du fournisseur, il vaut mieux s´inscrire auprès du club utilisateur du logiciel (s´il existe). La cotisation d´abonnement à un club d´utilisateur est généralement proportionnelle à la taille de la commune.

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